Juklak Menyusun Laporan Stock Container

Untuk memudahkan pelacakan terhadap penggunaan Container maka diperlukan suatu laporan yang menyeluruh mengenai hal-hal yang berkaitan dengannya. Dengan menggunakan data yang berasal dari Program Pemberitahuan Impor Barang (PIB), program pengolah data (Microsoft Excel) dan program penyimpanan data Stock Container maka laporan stock container dapat dibuat dengan mudah.

Berikut ini adalah cara Menyusun Laporan Stock Container.

1. Mentransfer Data Dari Program Pemberitahuan Impor Barang (PIB)

1.1. Buka Program Pemberitahuan Impor Barang (PIB).
1.2. Klik Transfer > Disket > Transfer Pemberitahuan Impor Barang (PIB) Ke Disket.
1.3. Pilih dokumen yang dibuat dengan jangka waktu satu minggu, contoh minggu kedua bulan Februari 2015 dari tanggal 9 hingga 12 Februari 2015. Saat memilih Pemberitahuan Impor Barang (PIB), tekan tombol keyboard Ctrl dan Pemberitahuan Impor Barang (PIB) yang dipilih.
1.4. Rubah tempat penyimpanan hasil transfer ke tempat yang diinginkan, klik Transfer dan klik Yes. Isi kode NIK dengan kode “721” (tanpa tanda petik) dan klik OK. Biarkan proses pentransferan data Pemberitahuan Impor Barang (PIB) hingga selesai.
1.5. Klik Cancel.

2. Mengimpor Data Dari Program PIB Ke Program Microsoft Excel

Buka Program Microsoft Excel.

2.1. Mendapatkan Data Container
2.1.1. Klik Data > From Text.
2.1.2. Cari data hasil transfer dari Program PIB dan pilih berkas FTI4CONT kemudian klik Import untuk mendapatkan data Container.
2.1.3 Klik Fixed Width > Next.
2.1.4. Pada kotak Preview, atur sedemikian rupa sehingga terlihat seperti pada gambar Mendapatkan Data Container. Jika sudah klik Finish > OK.

Mendapatkan Data Container

2.1.5. Hapus kolom A dan F.

2.2. Mendapatkan Data Dokumen
Proses ini masih dalam satu berkas lembar kerja. Lanjutkan penyuntingan Data Barang pada kolom D.
2.2.1. Klik Data > From Text.
2.2.2. Cari data hasil transfer dari Program PIB dan pilih berkas FTI4DOK kemudian klik Import untuk mendapatkan data Dokumen.
2.2.3. Klik Fixed Width > Next.
2.2.4. Pada kotak Preview, atur sedemikian rupa sehingga terlihat seperti pada gambar Mendapatkan Data Dokumen. Jika sudah klik Finish > OK.

Mendapatkan Data Dokumen

Catatan:
Angka 380 mewakili dokumen Invoice.
Angka 705 mewakili dokumen Bill of Lading (B/L).

2.2.5. Hapus kolom D dan H.
2.2.6. Sorot kolom D, E dan F.
2.2.7. Klik Data > Sort Data. Pada pilihan Sort by pilih Column E kemudian Column D.
2.2.8. Susunlah sedemikian rupa sehingga data dokumen Invoice dan data dokumen Bill of Lading (B/L) sejajar seperti pada gambar Dokumen Invoice dan B/L. Selain data tersebut maka harus dihapus.

Dokumen Invoice dan B/L

Catatan:
Jika mendapati data dokumen Invoice dengan nomor aju yang sama maka hapus pilih nomor Invoice yang lebih besar.

2.3. Mendapatkan Data Kapal
Proses ini masih dalam satu berkas lembar kerja. Lanjutkan penyuntingan Data Barang pada kolom H.
2.3.1. Klik Data > From Text.
2.3.2. Cari data hasil transfer dari Program PIB dan pilih lebih dahulu berkas FTI4HDR kemudian klik Import untuk mendapatkan data Kapal.
2.3.3. Klik Fixed Width > Next.
2.3.4. Pada kotak Preview, atur sedemikian rupa sehingga terlihat seperti pada gambar Mendapatkan Data Kapal. Jika sudah klik Finish > OK.

Mendapatkan Data Kapal

2.3.5. Hapus kolom H.
2.3.6. Hapus kolom I sampai dengan AS.
2.3.7. Hapus kolom J dan K.
2.3.8. Hapus kolom L sampai dengan X.
2.3.9. Hasil akhir penyuntingan seperti terlihat pada gambar Data Kapal.

2.4. Menyunting Lembar Kerja Transfer Data
Suntinglah lembar kerja yang merupakan penggabungan dari data Container, data Dokumen dan data Kapal sedemikian rupa sehingga terlihat seperti gambar Gabung Data Container, Dokumen dan Kapal.

Gabung Data Container, Dokumen dan Kapal

Cetaklah lembar kerja Transfer Data tersebut untuk dijadikan sumber data dalam penyusunan Laporan Stock Container.

3. Menyusun Laporan Stock Container Pada Program Stock Container

3.1. Buka Program Stock Container.
3.2. Hal yang perlu disunting adalah:
3.2.1. Nama Kapal.
3.2.2. Expedisi (isi SNP).
3.2.3. Nomor Container.
3.2.4. Jenis Container (20’ atau 40’).
3.2.5. Tanggal Tiba.
3.2.6. Demorate (isi 20).
3.2.7. Nomor Invoice.
3.2.8. Nomor Bill of Lading (B/L).
3.2.9. Nomor Lot (untuk barang yang tidak memiliki nomor lot contohnya Spare Parts atau Parts maka isikan SPARE PARTS atau PARTS).
3.2.10. Nomor Barang, sesuaikan dengan deskripsi barang pada dokumen.

Catatan:
a. Selalu melakukan pencarian terhadap data container yang telah diinput berdasarkan kapal dan voyagenya dengan cara memasukkan data kapal dengan format NORTHERN GENERAL V.006S pada kolom pencarian.

b. Dengan mengacu pada Invoice, untuk membedakan penginputan pada setiap data yang masih terdapat pada satu kapal maka dibedakan dengan memberikan data petik diakhirannya, seperti yang dapat dilihat pada gambar Sunting Data Container.

Sunting Data Container

c. Jika saat penyuntingan data Stock Container mendapati keterangan: “The field is too small to accept the amount of data you attempted to add. Try inserting or pasting less data” maka suntinglah data dengan menyingkatnya sedemikian rupa sampai tidak lagi mendapati keterangan tersebut.

3.3. Mencetak Laporan Stock Container
3.3.1. Pada menu pilih Laporan > Stock Container.
3.3.2. Pilih jangkauan tanggal laporan yang akan dicetak. Contoh: Tanggal Tiba Container Dari Tanggal 8 Februari 2015 Sampai Dengan 14 Februari 2015.
3.3.3. Klik Preview untuk melihat tata letak dan jumlah halaman Laporan Stock Container yang akan dicetak.
3.3.4. Klik ikon Printer > OK.

Demikian cara Menyusun Laporan Stock Container.

Semoga bermanfaat!